Politique de confidentialité

Au sein de l’INSA, nous nous engageons à mettre en œuvre des garanties appropriées afin de protéger les données personnelles que vous nous confiez et à vous fournir l’ensemble des informations sur le traitement de celles-ci.

Quel est l’objet de la politique de confidentialité de l’INSA ?

L’établissement public national à caractère scientifique, culturel et professionnel l’INSTITUT NATIONAL DES SCIENCES APPLIQUEES DE ROUEN (ci-après « INSA »), intégrant le laboratoire LITIS (ci-après « LITIS »), sis avenue de l’Université, 76800 Saint-Etienne-du-Rouvray, en sa qualité de responsable de traitement, s’engage à respecter et à protéger votre vie privée.

La présente politique de confidentialité (ci-après dénommée la « Politique ») vise à vous informer, conformément au Règlement n°2016-679 du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après dénommé le « Règlement » ou « RGPD »), de nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation et le partage des informations que vous êtes amené à nous fournir par le biais de notre site Internet dédié à la présentation du projet Eulcat : https://www.eulcatnormandie.fr/ (ci-après notre « Site »).

Cette politique a également pour vocation de vous informer sur les catégories de données personnelles que nous collectons ou détenons sur vous (ci-après les « Données » ou « Données personnelles »), comment nous les utilisons, avec qui nous les partageons, comment nous les protégeons et les droits dont vous disposez sur elles.

L’INSA se réserve le droit de modifier le contenu de la présente Politique à tout moment, notamment afin de correspondre à l’éventuelle évolution des exigences légales et règlementaires ou des normes de sécurité. Si une modification est apportée à la Politique de Confidentialité, l’INSA s’engage à publier la nouvelle version mise à jour sur son Site et à mettre à jour la date de modification.

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle et qu’est-ce qu’un traitement ?

Une Donnée personnelle est une information qui, directement ou indirectement, permet d’identifier une personne physique. Ainsi sont notamment considérés comme des données personnelles, lorsqu’elles sont rattachées à des personnes physiques, les noms, prénoms, adresses, adresses électroniques, numéros d’identification personnels, adresses IP, etc.

Le Traitement désigne toutes les opérations que nous réalisons avec vos Données personnelles. Par exemple, un traitement peut être la collecte, le stockage, l’enregistrement, le tri, la révision, le transfert ou l’effacement des Données.

Quelles Données collectons-nous ?

En utilisant notre Site, vous êtes amenés à nous transmettre des informations, dont certaines sont des Données personnelles de nature à vous identifier, directement ou indirectement. Par exemple, ce sera le cas lorsque vous nous adressez une demande de contact via notre formulaire en ligne.

L’INSA utilise vos Données uniquement pour les finalités énoncées dans la présente Politique.

Les catégories de Données que nous traitons sont les suivantes :

• Les Données d’identification et de contact : votre nom, prénom et votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, votre poste professionnel, le nom de votre société.
• Les Données de connexion et de navigation sur le Site : les données que nous collectons lors de votre navigation sur notre Site telles que la date, l’heure de la connexion et/ou navigation, le type de navigateur, la langue du navigateur, l’adresse IP.
• Les Données relatives aux échanges avec nos services : données échangées par courrier postal, email, téléphone.
• Les Données relatives aux candidatures : CV, lettre de motivation, informations professionnelles et académiques.

Pourquoi et comment nous utilisons vos Données ?

L’INSA collecte et utilise vos Données en se fondant systématiquement sur une ou plusieurs bases légales prévues par le RGPD.

L’INSA collecte vos Données de manière directe lorsque :

• Vous visitez notre Site ;
• Vous acceptez le dépôt de nos cookies optionnels lors de votre connexion ;
• Vous nous adressez une demande de contact en ligne ;
• Vous nous adressez une demande de candidature à un poste en interne.

Selon le contexte, l’INSA, en tant que responsable de traitement, utilise vos Données pour les finalités et conformément aux durées de conservation suivantes :

Pourquoi l’INSA utilise-t-il vos Données ?	Quelles sont les Données collectées par l’INSA ?	Sur quel fondement légal l’INSA se base-t-il pour traiter vos Données ?	Combien de temps l’INSA conserve-t-il vos Données ?
Gestion des demandes de contact et questions via notre formulaire de contact	Nom, prénom Numéro de téléphone (optionnel) Nom de l’entreprise et intitulé du poste Contenu du message (zone de commentaire libre) et des échanges avec nos services	Intérêt légitime	3 ans à compter du dernier contact avec la personne concernée
Maintien en service et amélioration du Site via la gestion des cookies techniques	Voir la section « Les cookies utilisés sur notre Site »	Intérêt légitime	13 mois
Amélioration du site et de l’expérience utilisateur via la gestion de cookies de mesure d’audience	Voir la section « Les cookies utilisés sur notre Site »	Consentement	25 mois pour les données relatives à la mesure de l’audience 6 mois pour le recueil des choix liés au dépôt des cookies
Lecture et affichage de contenus multimédias via la gestion des contenus multimédia	Voir la section « Les cookies utilisés sur notre Site »	Consentement	13 mois
Gestion des contentieux	Toutes les Données des utilisateurs en lien avec le contentieux	Intérêt légitime	Durée de la procédure
Respecter vos droits en matière de protection des Données	Données d’identification et de contact	Obligation légale	5 ans à compter de la fin de traitement de votre demande

Lors de la collecte des Données, vous serez informé si certaines Données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Les Données identifiées par un astérisque (*) au sein du formulaire de collecte sont obligatoires. A défaut, l’exécution de votre demande pourra être restreinte.

Vos Données ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies telles qu’énoncées au sein de la présente Politique.

Vos Données sont effacées lorsque les durées de conservation expirent. Néanmoins, vos Données pourront être archivées au-delà des durées prévues pour les besoins de la recherche, la constatation et de la poursuite des infractions pénales dans le seul but de permettre, en tant que de besoin, la mise à disposition de vos Données à l’autorité judiciaire.

L’archivage implique que vos Données ne seront plus consultables en ligne mais seront extraites et conservées sur un support autonome et sécurisé.

Qui peut accéder à vos Données et à qui sont-elles transmises ?

L’INSA, en qualité de responsable des traitements indiqués ci-dessus, peut être amenée, dans certains cas, à partager vos Données avec des tiers.

En interne, vos Données sont accessibles uniquement par les employés dûment habilités de l’INSA et du laboratoire le LITIS (intégré à l’INSA) ayant besoin d’y avoir accès dans le cadre de leurs missions et qui sont engagés à en respecter la confidentialité.

Nos partenaires

Nous pouvons transmettre vos Donnés à des tiers lorsque cela est nécessaire au fonctionnement et à l’hébergement du Site.

Ces entités sont autorisées à utiliser vos Données uniquement pour les finalités exposées au-dessus.

Ainsi, l’INSA peut également partager vos Données avec :

• Nos prestataires informatiques, auxquels nous avons recours aux fins d’hébergement et de maintenance de notre Site ainsi que gestion de la sécurité informatique.

Nous transmettons uniquement à ces tiers les Données dont ils ont besoin pour effectuer leurs services, et nous exigeons qu’ils n’utilisent pas vos Données à d’autres fins. Ces tiers agissent conformément à nos instructions et sont contractuellement tenus d’assurer un niveau de sécurité et de confidentialité de vos Données équivalent au nôtre ainsi que de se conformer à la règlementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

Aux autorités et/ou organismes publics

Conformément à la règlementation en vigueur, les Données peuvent être transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, aux auxiliaires de justice, aux officiers ministériels, exclusivement pour répondre aux obligations légales, ainsi que dans le cas de la recherche des auteurs d’infractions commises sur Internet.

Une telle communication peut également être effectuée lorsque HIC considère que la communication de vos Données à des organismes financiers ou aux organismes chargés de faire respecter les lois est nécessaire ou souhaitable aux fins de la prévention ou de la détection des fraudes en ce compris :

• Aux conseils professionnels de l’INSA soumis à une obligation de confidentialité (avocats, comptables, auditeurs).
• Aux autorités judiciaires ou administratives ou aux forces de l’ordre locales lorsque l’INSA est autorisée à le faire pour des motifs légitimes ou dans les cas où la loi l’impose ou l’autorise.

Vos Données sont-elles transférées, comment et où ?

Nous privilégions un hébergement local de vos Données en Normandie. Les serveurs du CRIANN, hébergeur du site internet sont situés à Saint-Etienne-Du-Rouvray.

Toutefois, dans des cas exceptionnels et lorsque cela est nécessaire, nous pouvons transmettre vos Données à un (des) prestataire(s) tiers dont les serveurs sont situés en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE).

Lorsque nous transférons vos Données en dehors de l’Union européenne, nous le ferons toujours de manière sécurisée :

• Soit en transférant les Données à un destinataire situé dans un pays ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne certifiant qu’il dispose d’un niveau de protection équivalent à celui offert par le Règlement ;

• Soit en exécutant ou faisant exécuter les Clauses Contractuelles Types européennes qui ont été approuvées par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat de vos Données ;
• Soit par le recours à des Règles Internes d’Entreprise Contraignantes validées par les autorités de protection des données compétentes ;
• Soit en recourant à toutes garanties appropriées visées à l’article 46 du RGPD.

Vous pouvez avoir accès à une copie ou un extrait de ces documents en nous contactant à l’adresse mentionnée à l’article 8 de la présente Politique.

Comment vos Données sont-elles protégées ?

L’INSA prend les mesures nécessaires et adéquates sur le plan de la technique et de l’organisation pour interdire l’accès non autorisé ou la modification, divulgation, perte ou destruction de vos Données.

A cette fin, nous imposons à notre personnel et nos prestataires de respecter des règles contraignantes en matière de sécurité et de protection des données (telles que des obligations de confidentialité, le recours à des techniques de chiffrement et d’anonymisation, la mise en place de mesures de sécurité physique, etc.).

Quels sont vos droits sur vos Données ?

Conformément aux lois et règlements applicables en matière de protection des données personnelles, vous bénéficiez d’un certain nombre de droits relatifs à vos Données, à savoir :

Un droit à la limitation du traitement : vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement sur vos Données. Veuillez noter que ce droit ne s’applique que

Un droit d’accès et d’information : vous avez le droit d’être informé de manière concise, transparente, intelligible et facilement accessible de la manière dont vos Données sont traitées. Vous avez également le droit d’obtenir (i) la confirmation que des Données vous concernant sont traitées et, le cas échéant (ii) d’accéder à ces Données et d’en obtenir une copie.

Un droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification des Données inexactes vous concernant. Vous avez également le droit de compléter les Données incomplètes vous concernant, en fournissant une déclaration complémentaire. En cas d’exercice de ce droit, nous nous engageons à communiquer toute rectification à l’ensemble des destinataires de vos Données.

Un droit d’effacement : vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos Données. Cependant, ceci n’est pas un droit absolu et nous pouvons, notamment en raison d’obligations légales, conserver ces Données.

Un droit à la limitation du traitement : vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement sur vos Données. Veuillez noter que ce droit ne s’applique que :

• si vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles pendant la durée nous permettant de vérifier l’exactitude de ces dernières.
• En cas de traitement illicite de notre part et que vous exigez une limitation de leur utilisation plutôt qu’un effacement.
• Lorsque nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement, mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Un droit à la portabilité des Données : vous avez le droit de recevoir les Données que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, pour votre usage personnel ou pour les transmettre à un tiers de votre choix. Ce droit ne s’applique que lorsque le traitement de vos Données est basé sur votre consentement, sur un contrat ou que ce traitement est effectué par des moyens automatisés.

Un droit d’opposition au traitement : vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos Données pour les traitements basés sur notre intérêt légitime.

Le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle :vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés. En France, il s’agira de la CNIL dont l’adresse postale est : 7 Pl. de Fontenoy-Unesco, 75007 Paris.

Le droit de donner des directives concernant le sort de vos données après votre décès : vous avez le droit de nous donner des directives concernant l’utilisation de vos Données après votre décès.

Vous pouvez exercer ces droits, conformément à la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel :

• En adressant un email à notre délégué à la protection des données à l’adresse dpo@insa-rouen.fr
• Ou par courrier à l’adresse :

INSA Rouen Normandie

Service affaires juridiques

Avenue de l’Université BP 08

76801 Saint Etienne du Rouvray cedex

tel: 02.32.95.65.20

Les cookies utilisés sur notre Site

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Qu’est-ce qu’un cookie ?

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Quels sont les cookies utilisés par l’INSA ?

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Modification de notre politique de confidentialité

Nous pouvons être amenés à modifier occasionnellement la présente politique, afin de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Le cas échéant, nous changerons la date de « dernière mise à jour » et indiquerons la date à laquelle les modifications ont été apportées. Lorsque cela est nécessaire, nous vous informerons et/ou solliciterons votre accord. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à notre politique.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos Données ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous.

Adresse postale :

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685 Avenue de l’Université BP 08

76801 Saint Etienne du Rouvray cedex

Tel : 02.32.95.65.20
Adresse e-mail : dpo@insa-rouen.fr